Adobeの『Adobe Acrobat DC』は、PDFファイルの作成・編集・変換などを行うためのソフトウェアだ。PDFファイルの閲覧は、無料の「Acrobat Reader」やWebブラウザーでできるし、安価なPDF作成ソフトも販売されている。

しかし、PDFファイルのメリットを最大限に活用するためには『Adobe Acrobat DC』を使用する必要がある。そのメリットの一つがセキュリティだ。

PDFは変更可能なフォーマットであるため、契約書や機密書類などを単にPDFに変換するだけでは、セキュリティの面で不安が残り、安全とはいえないのが実情だ。

しかし、同製品を利用すれば、パスワードによってPDFファイルに編集制限や印刷制限、閲覧制限を設定することが可能になり、セキュリティを強化することができる。

また、PDFを作成する際には、ファイルフォーマットや使用しているソフトウェア、作成者の名前などの「メタ情報」もファイルに保存されてしまう。これらは外部からの攻撃に利用される恐れがあるが、同製品でPDFを作成すればメタ情報を削除することが可能だ。

『Adobe Acrobat DC』には、クラウドベースのレビュー機能「共有レビュー」が搭載されている。これは、デバイスの種類や担当者の人数を問わずに、いつでもどこででもPDFファイルを共有し、フィードバックできる機能だ。

複数の担当者が同時にコメントを書き込むことが可能なので、担当者が順番にチェックしたり、電子メールに添付してやり取りしたりする手間が不要になる

また、PCに加えて、iOSとAndoroidタブレット端末からのPDF編集が可能なので、リモートワークの生産性を大きく向上できる。

そのほかにも、電子サインインサービス「Adobe Sign」を利用すれば、場所を問わずに署名作業を行うことができる。リモートワーク中に承認作業のために出社する必要がある管理職も、同製品を利用することで、自宅などから承認作業を行えるようになる。

リモートワークが拡大・定着していく中で、より効率的かつセキュアに業務を行っていくために、同製品の導入によるPDFのメリットの活用を提案していただきたい。