『Final Document』は、ドキュメントの管理・共有とセキュアなファイル転送機能がワンパッケージになった、クラウドサービスだ。社内外での情報共有を安全かつ快適に行えるプラットフォームとして、ペーパーレス化にテレワークにと活用できる。

ドキュメントの管理機能は、簡便な操作性が特長だ。オフィスのキャビネットにあるバインダーのように、直感的にファイルを整理できる。検索性にも優れており、タグ付けやキーワード検索、お気に入り登録など、さまざまな手段で目的のドキュメントへ快適にアクセスできる。

また、契約書や回覧資料など、期限が発生するドキュメントに対して有効な、スケジュール機能を搭載している。期限を設定することで、期限切れ前に関係者へ通知することが可能だ。さらに回覧については、ペーパーレスで回答が行えるコメント機能が付いているというメリットもある。

ほかにも、バージョン管理や類似ファイルチェック、一定期間使用していないドキュメントの自動削除など、細やかな管理機能が使用可能。システム管理者は手間をかけずにストレージ容量の最適化まで実現できる。

ファイル転送機能では、最大で10GBのファイルを社内外に送付できる。

通常のメール送信のような、添付ファイルの暗号化、そのパスワードを別便で送付するといった作業は不要。メールを介さないため、Emotetなどメール経由の脅威に対策できるほか、近年のオフィスで課題となっているPPAP（※）問題からの脱却も実現可能だ。

取引先にアップロードを許可することで、ファイルの受領も可能。また、ログ管理機能も充実しており、いつ誰が何を誰に送ったのかを把握することもできる。不正ダウンロードの抑止や、トラブルの原因究明に役立てられるだろう。

現在猛威を振るうEmotetは、メールに添付されたEXEファイルを実行しなくてもプレビューのみで感染する。そのため、自社が感染しない、取引先を感染させないために、添付ファイル付きメールを禁止する企業が増えている。無料のファイル転送サービスもあるが、セキュリティの観点から、導入できない企業が存在する。

同製品を導入することで、安全にファイルを転送できるだろう。

※「パスワード付きファイルを送る」「パスワードを送る」「暗号化」「プロトコル」の頭文字を取った造語