デジタルアーツの『m-FILTER MailAdviser OWA』は、ポップアップ型のメール誤送信対策ソフト。既存のクライアント版とは異なり、WebアプリのOutlook Web Access（OWA）に対応したバージョンだ。

基本的な機能としては、メールの送信時にポップアップ画面を表示し、送信者にチェックを促すというもの。宛先や本文、添付ファイルなどに間違いがないか確認することで、誤送信リスクの気付きを与える、というのが趣旨だ。

ポップアップ画面は「宛先タブ」、「本文タブ」、「添付ファイルタブ」の三つのタブで構成されている。

宛先タブには、宛先のToとCc、Bccの組み合わせパターンを学習する機能を搭載。初めて送るアドレスの組み合わせの場合だけポップアップさせるなど、確認が必要なケースに絞ってポップアップすることで、ユーザーのチェック慣れを低減しつつ、誤送信を防止する。

本文タブでは、特定の単語が含まれた文面をはじいたり、ファイルの添付漏れや件名漏れをチェックしたりと、よくあるミスを軽減することが可能だ。本文の内容を全て確認するよう警告を表示する機能もあり、メールマナーの向上に役立てられる。

添付ファイルタブでは、同社の提供するクラウドストレージへ添付ファイルを自動でアップロードし、受信者にファイルを共有できる。パスワードレスでファイルの受け渡しができるため、PPAP問題への対策が可能だ。

また、送信したファイルの情報は、送信者側で変更可能。仮に誤送信してしまった場合でも、ファイルの閲覧権限を後から剥奪でき、情報漏えい防止に役立てられる。

設定はMicrosoft 365上でMailAdviserの登録をするだけと、導入も容易。既存のネットワークやシステムの構成変更も必要ない。管理者やユーザーの負荷を軽減しつつ、高機能な誤送信対策を容易に実現できるだけでなく、リーズナブルな導入コストも魅力的だ。

メール管理を徹底する手段として、ぜひおすすめいただきたい。