コロナ禍によるテレワークの導入によって「Microsoft 365 Business Standard」などへの移行が増加している。

その理由として「Web会議/ウェビナー」「グループチャット/社内SNS」「オンラインファイル共有」などテレワーク時に必要となる多くの機能をMicrosoft 365のアプリがカバーしていることがあげられる。

例えばコロナ禍で利用者が急増した「Microsoft Teams（以下Teams）」にはWeb会議やチャット、リアルタイムなファイル共有の機能が備わっている。

また社内外のファイル共有においては「OneDrive for Business」によって1アカウントあたり1TBの利用が可能であり、メールやスケジュールを管理には「Exchange Online」が、社内のグループウェアとしては「SharePoint」が用意されているのだ。

これらのアプリを活用することで、オフィスの中にいても外にいても同じ環境を実現することができる。

数多くのアプリが含まれているMicrosoft 365の中でも、特に企業の規模を問わず注目されているのがTeamsだ。多くの中小企業においてもトライアル版の使用が増加している。

Microsoftの発表によると、現在は世界中で1日あたり約1.15億人が利用し、マイクロソフト史上最速で成長しているそうだ。

Teams は、Microsoft 365のコラボレーションツールである。Web会議、チャットなど、物理的な距離に関わらずチームのコラボレーションワークで活用できる、さまざまな機能が提供されている。

無料版のTeamsも用意されているが、有償版にしかない機能の多くはビジネスに欠かせないものが多い。具体的には、Web会議の録画機能、デスクトップのOfficeアプリとの連携、Outlook（Exchange Online）とのスケジュール共有、1TBのファイルストレージ(無料版は10GB)などは有償版でしか利用できない。

急なテレワークの導入など、現在コラボレーションワークに課題を抱える顧客に対しては、Teamsを中心にその使い方を積極的にアピールすれば、有償版のTeamsだけでなく、Microsoft 365への移行を前向きに検討する動きにつながることが多い。Teamsの勉強会などを切り口に営業活動を行ってみてはいかがだろうか。

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コストという視点で見た場合、パッケージ版のOfficeアプリとMicrosoft 365を単純に比較することは難しい。Officeアプリを使い続けた際のコストだけを見れば、3年以上経過すればパッケージ版の方が安くなる。しかし、Microsoft 365であれば常に最新の機能が追加され、セキュリティアップデートの手間はないといった価格とは違う面でのメリットも多い。

また、Microsoft 365はクラウドサービスであるため、「必要な時に必要な分だけ契約できる」という大きなメリットがある。一時的にOfficeアプリを利用する人数が増えても、必要な期間だけ契約することができるので、ライセンスコストを最適化することができる。

このような柔軟な運用はパッケージ版ではできないため、結果としてパッケージ版を導入している企業では多めにライセンスを購入していることが多い。

Microsoft 365はユーザーアカウント(マイクロソフトアカウント)に対して課金されるため、1つのアカウントで5 台のスマートフォン、5 台のタブレット、5 台の Windows PC/ Mac にフル機能のOfficeアプリをインストールすることができる。

そのため、職場ではWindows PC、テレワークではMacBookやiPadから利用するといった使い方も可能だ。これはパッケージ版には無い大きなメリットといえるだろう。

こうしたさまざまなメリットを併せて考えると、やはりクラウドサービスであるMicrosoft 365はコストパフォーマンスが高いサービスであるといえよう。

Officeアプリの基本的な機能だけであれば、パッケージ版でもMicrosoft 365でもそれほど使い勝手に差があるわけではない。しかし、テレワークが常態化している現状において、OSを問わずに最大15台までインストール可能であることや、従業員の増減に合わせてライセンスを最適化できること、ユーザーにひも付いているためにライセンス管理が容易というだけでも、大きなメリットになることは間違いない。

またセキュリティの面でも、Microsoft 365は自動的に最新のセキュリティアップデートが適用されているため、高いセキュリティが担保される点も経営層には響く可能性が高い。

「どこからでも最新版のOfficeアプリをセキュアに利用可能」「どのOSのデバイスにも、最大15台までインストール可能」「TeamsやOneDriveをはじめとするサーバー機能によってコラボレーションワークを強力にサポート」といったMicrosoft 365の特長は、まさに中小企業こそが享受すべきメリットであることは間違いない。

コロナ禍により働き方が変化し、さまざまな課題に直面している多くの顧客に対し、今こそMicrosoft 365のメリットをアピールしよう。