テレワークや副業を導入する企業が増加するなど多彩な働き方が増えていく中で、勤怠管理をデジタルテクノロジーで解決する動きが加速している。特に導入コストや運用コストが安く、常に最新の状態で提供されるクラウドサービスを導入する企業が増加している。

しかし、実績のあるサービスであっても自社の業務形態に合っていなければ使い勝手が悪いものとなってしまうのも事実だ。クラウド型の勤怠管理サービスを提供しているプロバイダは多いが、「いろいろ試してみたが、どれも自社の業務実態には合っていない」ということもある。そこで注目したいのが、サイボウズ社が提供する「kintone」だ。

kintoneは、業務アプリを簡単に作成するためのクラウドサービスだ。「業務アプリを自分たちで作成する」というと敷居が高いと感じるかもしれないが、kintoneにはさまざまなテンプレートが用意されているため、システムエンジニアでなくても簡単にアプリを作成できる。

今、そのサイボウズ社が提供する「kintone」を利用して、自分たちで勤怠管理アプリを作成する企業が増えている。

kintoneでの勤怠管理は、kintoneアプリストアで提供されている「タイムカード」アプリをベースに、自社の業務実態に合わせてカスタマイズしていくと良い。

では、操作画面と合わせて実際に勤怠管理システムを作ってみよう。

全くカスタマイズされていない状態でも、レコード追加画面には、「申請者」「申請日時」「承認者」が入力できる状態になっており、申請者と申請日時は自動で入力される。また、「出勤時間」と「退勤時間」から、「勤務時間」は自動で計算されるようになっている。

さらに右上にある「アプリの設定」アイコンをクリックすると、アプリをカスタマイズするための設定画面が表示される。

まずは、アプリ名を「勤怠管理システム」に変更し、アイコンを「時計」のアイコンに修正してみよう。

次に休憩時間を入力できるように設定し、休憩時間を勤務時間に換算しないように設定する。

ここまでカスタマイズしたら、「アプリを更新」をクリックし、「フォームを保存して、アプリの設定を更新します。よろしいですか？」という確認ダイアログで「OK」をクリックする。これで、アプリ名とアイコンを変更し、レコード入力画面には休憩時間のフィールドを追加することができた。

このほかにも、従業員が勝手に勤怠情報を修正や削除できないよう、レコードにアクセス権を設定するなど、kintoneのアプリはさまざまなカスタマイズが可能だ。

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テレワークが常態化している現状において、適正な労働管理は企業にとって急務となっている。その一方で、まだまだ中小企業の多くはExcelを使った労働時間申告などに頼っていることが多く、これでは適正な業務時間の把握どころか、長時間労働の是正、有給休暇未取得などの問題を解決することも難しい。

今後ニューノーマルな働き方を模索する多くの企業にとって、より柔軟な勤怠管理システムへのニーズは高まっていくだろう。

また、勤怠管理は、経費精算、給与計算、ヘルスケアなどさまざまな業務とも密接につながる仕組みでもある。そのため、その他のサービスとの連携によってさまざまな部署の負担を軽減する提案につなげることができれば、さらに大きなビジネスチャンスとなるだろう。