ペーパーレス化
ペーパーレス会議の心得とは
掲載日：2021/05/11
コロナ禍の影響により会議がオンラインで開催されるケースが増え、会議資料もデジタル化している。これは、社内会議だけではなく取引先との打ち合わせについても同様だ。自然と紙が減る状況になった今、あらためて注目されているのが、ペーパーレス会議だ。オンライン会議＝ペーパーレス会議と思われがちだが、ペーパーレス会議ならではの注意点などもある。今回は、ペーパーレス会議の始め方やメリットについて解説しよう。
なぜペーパーレス会議なのか
かつて会議といえば、事前に大量の資料を印刷し、机の上に人数分を用意するのが当たり前だった。「ペーパーレス化」というキーワードが使われるようになってからも、会議はなかなかペーパーレス化ができない業務の一つだった。
ところが、コロナ禍におけるテレワークの増加によってオンライン会議が増えたことで、会議資料のデジタル化が常態化し、オフラインの会議であっても会議資料を印刷しない企業が増加傾向にある。さらにこうした変化はコロナ禍が収束した後も継続していくことが予想される。
会議資料を印刷しなくなったことで、紙やトナー、印刷の作業時間を削減できる一方、資料を共有するには参加者全員がPCやタブレットなど自分のデバイスを会議室に持ち込むか、プロジェクターなどで資料を共有する必要がある。そのため、1人1台のノートPCやタブレットが割り当てられていない顧客企業に対しては、ペーパーレス会議はデバイス提案の好機となる。
さらに全ての会議資料がPowerPointやWordで作成できるとは限らず、紙の書類や書籍などをスキャンして電子化する作業が必要になることもある。そのため、効率的なスキャニングが可能な複合機、あるいはPDFを編集可能なAdobe Acrobat、データを共有するためのオンラインストレージサービスなどのニーズが高まることも予想される。
よりよいぺーパーレス会議を実現する資料とは
会議で使用する資料は、アジェンダ、会議資料、議事録などが挙げられる。ペーパーレス会議では、これらを出力した紙書類ではなく、デジタルで運用していくことになる。
例えば会議資料であれば、資料を紙に印刷することが前提だった頃には、紙を節約するために1ページに複数ページを割り付けして印刷することも多かったが、ペーパーレス会議の配布資料はむしろ、小さい画面のスマートフォンやタブレットで閲覧する人のことを考慮して文字を大きめにするなどの配慮をして作成すべきだろう。
また、オフライン会議のとき、議事録はその場でホワイトボードに書き出す、あるいは誰かが議事録をとって後から配布することが多かった。
しかし、ペーパーレス会議の場合はOneNoteやWordなどオンラインで共同編集可能なアプリを利用し、その場で内容を共有しながら議事録をとることで効率化が図れる。
これにより内容に誤りがあった際にもその場で指摘ができるため、取引先など社外のメンバーがいる会議では、後から議事録の内容を承認するプロセスを削減できるほか、認識の相違を埋める効果も期待できる。
ペーパーレス会議におすすめのサービス
こうしたペーパーレス会議を実現するうえで、圧倒的な力を発揮するのがMicrosoft Teamsだ。オンライン会議はもちろん、Officeアプリケーションの共同編集、オンラインストレージ、Microsoft Whiteboardなど、ペーパーレス会議にあると便利な機能を一つのプラットフォームで提供している。
顧客がペーパーレス会議に移行することで、さらなるビジネスチャンスも期待できる。それは参加者が使用するマイクやWebカメラなどのデバイス、プロジェクターやモニターなどの物理的な製品に加えてMicrosoft 365をはじめとするクラウドサービスなどペーパーレス会議に関連して提案できる商材は数多くある。
まずは顧客企業のペーパーレス会議に対するニーズを確認し、適切な製品やソリューションを提案してみてはいかがだろうか。