社内の申請や請求処理など、企業にはさまざまなワークフローが存在する。紙とはんこのビジネス習慣が根付いていることもあってか、一般的に日本企業のワークフローは煩雑だと言われている。また、決裁権限者の承認にたどり着くまでの段階が多いことから、複雑なワークフローが業務を阻害していると感じている方も多いことだろう。

特にコロナ禍以降はリモートワークの普及でこのような問題が浮き彫りになり、抜本的な見直しが求められるようになっている。

そんな中、多くの企業が取り入れているのが「ワークフローシステム」だ。これは従来、紙ベースで管理されていたワークフローを電子化しようという取り組み。これまでは申請書や請求書を都度発行して物理的に取り扱っていたが、これをオンライン上の専用フォームに置き換えることで、手続きを簡便化する。業務効率化が図れるだけではなく、コスト削減やペーパーレス化の実現も期待できるものだ。

ワークフローシステムの中でも特に注目したいのが、クラウド型ワークフローシステム。これはクラウドサービスを利用したワークフローシステムであり、インターネット環境があればどこからでも利用できるのが大きな特長だ。テレワークが一般化した今、場所を問わずに利用できるのは大きなメリットとなる。

また、クラウド型ワークフローシステムは低コストで運用できる。ワークフローシステムをオンプレミスで開発する場合は、専用サーバーなどの設備投資やシステム開発費用といったイニシャルコストが高くつくものの、クラウド型であれば既存のサービスと契約するだけ。また、オンプレ環境の場合は自社サーバーの保守・運用のために専門の人的リソースやコストを確保する必要があるものの、クラウド型であれば、保守・運用はサービスの提供側が担当してくれるため、負担が少なくて済む。

各社からさまざまなクラウド型ワークフローシステムが提供されているが、その中でも特におすすめしたいものを紹介しよう。

クラウド版サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、スケジューラーやファイル管理、各種コミュニケーションツールなどを統合した人気のグループウェア。そのクラウド版である本製品は、パッケージ版のサイボウズOfficeを踏襲したインターフェイスが使われている。既にパッケージ版を利用している企業であれば、違和感なくクラウド版に切り替えられるだろう。

また、認証済みのアカウントでログインすれば、外出先でもPCやスマホからサービスを利用可能だ。自宅でも出張先でも社内と同じ感覚で業務を進められるため、「担当者が社内に不在なので、決裁が下りずに仕事が進まない」という状況を避けることも可能だ。

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Gluegent Flow

複雑なワークフローを管理したい企業には、柔軟な経路設計が可能なGluegent Flowをおすすめする。この製品は申請・承認・決裁という経路を自由にシステム化でき、経路の中に役職や肩書をもとにした複雑な権限付与なども設定可能なため、導入する企業のニーズに合わせた活用が実現する。

さらに、Gluegent FlowはGoogle Workspace や Microsoft 365といったサービスのアカウントと連携できる。これらのサービスで構築した組織構造をそのままGluegent Flow内で再構築可能であるため、最初から経路設計する必要がなく、管理者の手間が大幅に削減できる。

kintone

kintoneは、MicrosoftやFreeeといった企業の提供する200種類以上のサービスと連携が可能なため、機能の拡張性が高い製品だ。すでに業務で活用しているサービスをkintoneで一元的に管理することもでき、移行へのハードルが低いというメリットがある。リマインド通知やタスク管理といった標準的な機能も一通り備わっており、どのような業務内容の企業でも使いやすいことも魅力だ。

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クラウド型ワークフローシステムを導入する際に注目したいポイントは、従業員が利用しやすいシステムか、セキュリティには問題がないか、などだ。特に、リモートワークでは各家庭のネットワークを業務に使うことにより、不正アクセスなどのセキュリティ上のトラブルが発生しやすい。想定される利用環境を確認し、十分なセキュリティ対策が施されている製品かどうかを見極める必要がある。

あるいは、利用状況に応じてセキュアなネットワーク環境を準備することも重要だ。環境構築については、ベンダーからも最新の知見を生かした提案が必要になるだろう。