テレワークがすっかり浸透した今、コミュニケーション不足を感じている方は多いだろう。事実、2022年にリスクモンスター株式会社が発表した「コミュニケーションに関する意識」調査によると、ニューノーマル時代における「コミュニケーションの変化」について「変化なし」(回答率51.4％)の回答が過半数となり、「減少した」(同43.3％)が「増加した」(同5.3％)を大幅に上回る結果となった。

同調査はテレワーク実施別の回答結果も公表している。その内容によると、テレワーク実施者は過半数が「減少した」(同54.9％)と回答しているという。このことからも、多くの企業がテレワーク導入後の社内コミュニケーションについて頭を悩ませていることがうかがえる。

そこで重要になってくるのが、コミュニケーションツールの使い分けである。ひとくちにコミュニケーションツールと言っても、メールやチャット、あるいはグループウェア、社内SNSなど、さまざまな種類があるが、これらを用途や社内の環境に合わせて適切に使い分けることが状況の改善につながる。

例えば、業務のちょっとした連絡をするために毎回同僚へメールを送信するわけにはいかない。わざわざメールを作成する側にとって手間なのはもちろん、受信側にとってもそれを読んで返信することを強要されては面倒なことこの上ない。

また「社内で導入されているから」「利用を命じられているから」という理不尽な理由で、見づらいUIでレスポンスも悪い社内SNSの使用を強要されている方も多いことだろう。業務効率を下げないためにも、不便なサービスは切り捨てて代用品に切り替えていくべきだ。

とはいえ、コミュニケーションツールには業務の基盤的役割になっているものが多く、滅多なことでは変更されないし、それ故にどんなものが提供されているのか分からないという方も多いだろう。そこで、ここではBP事業部がおすすめする最新のコミュニケーションツールを紹介する。

インターコム『Hasso』

テレワークが浸透する以前は、オフィスでの業務中に聞こえてきた電話対応の声をきっかけに、同僚がどのように仕事を進めているのかぼんやりと把握できていたものである。対応の声を聞きながら進捗状況を感じ取ったり、あるいは電話を他の社員へ取り次ぐ際にアドバイスを送ったりというささいなコミュニケーションが、業務の下支えになっていたという面もある。しかし、各社員がそれぞれの自宅で働いている状態ではこのようなコミュニケーションが難しい。

そこでおすすめしたいのが、インターコムの『Hasso』である。Hassoは、電話をクラウド経由で取り次いでPC上で受けることを可能にするサービスだ。システムにログインした全員が電話に出たり取り次いだりすることが可能なため、社員がそれぞれの場所でテレワークをしている環境でもオフィスで業務を行っている感覚を維持できる。また、伝言メモに記録された音声を後から聞いたり、対応履歴を確認したりすることも可能なため、ほかの社員の業務内容の把握も容易だ。
『Hasso』の詳細はこちら！

サイボウズ『メールワイズ』

新入社員が最初にぶつかる壁といえば、ビジネスメールの対応だ。先輩社員が新入社員のメールをチェックし、不備やマナー違反を指摘するという光景は、会社員であれば誰もが何度も目にしたことがあるだろう。しかし、テレワークとなるとそんな光景は成り立たない。チェックの及ばない場所でメールのやりとりが進み、気づいた頃には大問題に……というケースもあり得る。

このような問題の防止にもつながるのが、サイボウズの『メールワイズ』だ。メールワイズは、複数人によるメール対応の効率化機能を備えたサービスである。具体的には、登録したユーザー同士がアドレス帳を共有し、それぞれのアドレスに対してメールや電話、訪問などの履歴を一覧で確認できる。また、各ユーザーの作業量レポート機能や、他のユーザーのメール対応に逐一コメントを残せる機能なども備わっているため、テレワーク中でも「隣の席で仕事を見守っている」ような安心を感じられるだろう。

Microsoft『Microsoft Teams』

今や幅広い企業で使われるようになったチャットツールがMicrosoftの『Microsoft Teams（以下Teams）』である。Teamsは連絡やデータのやりとりに使えることはもちろん、Microsoftの提供するさまざまなOfficeアプリとの連携機能があることが魅力だ。認証したユーザーであれば、共有したWordやExcelのファイルをTeams上でリアルタイムに共同編集できるため、テレワークでも顔を突き合わせているかのようなスムーズな作業が可能になる。

また、任意に社外のユーザーをグループ内のチャットやビデオ会議に招待することも可能である。幅広い業種で使われているからこそ、外部とやりとりする際に面倒な手間を減らせるツールであるともいえる。オールインワンのベーシックなチャットツールとして、導入することのメリットは極めて大きいだろう。
『Microsoft Teams』の詳細はこちら！

コミュニケーションに課題感を抱える企業が増えてきた今、多様にあるコミュニケーションツールそれぞれの特性を把握し、適切な提案につなげたい。