契約を交わす際、従来行われていた「紙の書類に記名捺印」する方法に代わって、オンラインで契約を取り交わす「電子契約」がある。

2001年に「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」が施行されてから、電子署名は手書きの記名+印鑑と同等にみなされるようになった。これにより電子契約が可能になったが、定着にはほど遠い状況だ。

コロナ禍でテレワークを余儀なくされても、ただハンコを押すためだけに出社せざるを得ないケースもしばしばだった。脱ハンコを目指し、電子契約ソリューションを取り入れる企業は増えつつあるが、自社で電子契約を導入しても、契約相手が紙とハンコでの契約を望む限り電子契約はできない。

いまだに電子契約に踏み切れないのは、まず、業務フローの見直しができずにいる企業。承認フローや契約書の管理方法、社内規定などを、紙での契約をベースとして設定しているため、その全ての見直しに至らないというものだ。

そのほか、電子契約は紙に比べて改ざんしやすく不安が残ると考えているケースや、オンラインでの契約は難しそうだと二の足を踏んでいるケースなどもある。

電子署名については、本人によるものであれば正しいものと認められる旨、法律でも定められている。

電子署名及び認証業務に関する法律 第三条
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

つまり、法的に電子署名は押印と同じだと認められているため、契約相手には安心して利用できると伝えられる。

電子署名と似ているものに電子サインがある。どちらも紙の書類で行っていた押印と同じ働きがあるが、証明力の高さに差がある。仕様はソリューションによって異なるが、主な方法を説明する。

電子サイン

主に二つのパターンがある。

1.タブレットなどタッチパネルの機器で、手書きのサインを行う。
2.印影をデジタルデータ化してデジタル文書に貼り付ける。印影の画像には署名した人や押印時間などの情報を保存する。

いずれの方法も、メールアドレスやパスワード、多要素認証などで本人性の確認を行えるシステムを用いると安心だ。

電子署名

電子署名は、署名者が秘密鍵を用いて署名を暗号化して送信し、受信者が公開鍵を用いて復号する方法だ。法的により高い証明が必要なときは電子署名を用いる。

紙の契約書の場合、文書の種類によっては収入印紙が必要だが、電子契約書の場合は印紙税が不要とされている。また紙の契約書であれば郵送料または対面で契約締結の場に赴くための交通費などが必要だが、これも不要になり、経費の節約につながる。

ペーパーレスが実現すれば、物理的な保管場所の確保も要らなくなる。そして、全てオンラインで完結するためテレワークでも対応可能になるなど、メリットはさまざまだ。

電子契約に興味を持ったお客様におすすめしたいソリューションを3点紹介する。

Adobe Acrobat Sign

世界各国のコンプライアンス要件を満たしているため、海外との契約にも使える。どのようなデバイスからでもPDFの作成、編集、共同作業、署名、共有が簡単に行える。また、Microsoft、Salesforce、Workdayなどのアプリとも連携しているのも特徴だ。

paperlogic電子契約

電子契約以外にも、請求書や納品書などの法定保存文書を全て電子化できる。電帳法新7条に完全対応し、スキャナー保存文書と電子取引データを統合管理する。外部とのやりとりだけでなく、社内承認の用途にも便利。

BtoBプラットフォーム契約書

秘密保持契約、基本契約、売買契約など各種の契約書をWeb上にアップロードしたPDFで受け渡しできる。未締結・締結済などの進捗（しんちょく）状況もWeb上で確認可能なため、契約書まわりの業務効率がアップする。

政府が脱ハンコ、ペーパーレスを推進していることもあり、今後、契約書の締結もオンラインで行うことが増えていくことだろう。紙と印鑑にこだわるお客様には、電子契約で問題がないことを丁寧に伝えて、最適なソリューションを勧めていきたい。