総務省が発表している「情報通信白書」令和2年版によると、DXの取り組みについての調査の結果、ICT化に関連する業務慣行の改善で最も多く実施されていたのが「ペーパーレス化」だった。3年以上前から実施している企業は42.4％、直近3年以内に実施したという企業は18.0％となっている。上記の調査は2020年に行ったものである。現在はもっと多くの企業がペーパーレス化を進めているはずだ。

しかしながら、ペーパーレス化に踏み切れない企業も依然存在する。その理由として考えられるのは、ITソリューションの導入コストが捻出できないことやITリテラシーが低いこと、ネットワーク不調や停電などの原因により電子データへアクセスできなくなることへの心配などだろう。

ペーパーレスに抵抗があるお客様には、ペーパーレス化を行うメリットがそのデメリットを上回ることを十分に伝える必要がある。ペーパーレス化のメリットとして、主に以下の四つが挙げられる。

コストの削減

紙の出力やコピーを減らせば、その分紙代・インク代などのランニングコストが大きく削減できる。また、紙出力した書類を保存する物理的なスペースも不要になるため、今より狭いオフィスに移転すると賃料の節約も可能になる。

テレワーク時の情報漏えい防止

紙の書類は紛失した場合、そのまま情報漏えいしてしまう可能性が高いが、PCやタブレットにデータで保管してある場合は、ファイルや端末などを暗号化することで情報漏えいのリスクを抑えられる。テレワークで書類を持ち歩く機会が増えている今、電子データの方が安全性は高い。

検索性の向上で業務効率がアップ

紙の書類は、情報を探すときにファイルを取り出してページをめくって……という作業に時間を取られる。しかし、デジタルデータであれば検索機能を用いて目当ての書類にすぐにたどり着けるため、作業時間が短縮できる。

改正電子帳簿保存法に対応

2022年1月に「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（電子帳簿保存法）」が改正された。

「電子帳簿保存法改正」の詳細はこちら！

従来、デジタルデータで受領した請求書や領収書は出力して紙で保存することが認められていたが、この改正により電子的なデータで保存しなければならなくなった。また、紙で受領・作成した書類は、スキャンまたは撮影したデータで保存することが可能になった。いまや経理業務にデジタル化は必須だ。

タブレットは、ペン入力や指での操作が可能なため、直感的に使用でき操作性が高い。

会議資料をデータで配布すれば、タブレットを活用して直接メモを書き込めるし、手書きでの電子署名も簡単にできる。また、商談で顧客に資料を見せる際にも、タブレットを直接手渡せば良い。

そのほか、領収書や請求書などの書類をデジタルデータにして取り込む際は、タブレットのカメラ機能で撮影すれば簡単に画像化可能だ。

タブレットは、動画視聴やゲームプレイなどの用途としてプライベートで持つ人も多いが、ここでは業務に使いやすいタブレットを紹介する。

日本マイクロソフト株式会社『Microsoft Surface Pro 9』

マイクロソフトの2-in-1タイプのタブレット。別売りのキーボードを付けてPC代わりに利用している企業も多い。

Intel®︎Evo™️プラットフォーム上に、第12世代Intel®︎Core™️と256GB以上のストレージを搭載。Wi-Fi 6Eに接続可能で、5Gモデルも選択できる。

レノボ･ジャパン合同会社『Lenovo Tab K10』

10.3型ワイドのAndroidタブレット。8コアのMediaTek Helio P22Tプロセッサーと4GBメモリを搭載。ドルビーオーディオ対応のステレオスピーカーで音質も良好だ。AER（Android Enterprise Recommended）に認定されており、Android Enterprise機能が問題なく稼働する。

パナソニック コネクト株式会社『TOUGHBOOK FZ-G2A』シリーズ

落下などの衝撃に強く、防塵性も高い頑丈なTOUGHBOOKシリーズの10.1型タブレット。どのような環境にも耐えられるので、業種を選ばない。WUXGAのディスプレイは、静電容量式マルチタッチパネル（AR処理）。別売りキーボードを取り付けて、PCとして使うことも可能。

ペーパーレス化が進まない理由の一つに、ITリテラシーの低さも挙げられることを前述した。しかし、そういう層でもスマートフォンと操作性が近いタブレットなら抵抗が少ないのではないだろうか。

ベンダーとして、各企業に向けてタブレットを用いたペーパーレス化を勧めていきたい。