会議では、司会や議事録作成などといった役割が参加者に割り振られることが多い。それぞれの役割をこなしつつ議論を進める必要があるため、ソリューションを活用して作業負担を軽減することをおすすめしたい。

例えば、議事録作成は「議事録作成ツール」を用いることで負担を大幅に軽減できる。一般的な議事録作成ツールは、会議の内容をリアルタイムで文字起こしし、AIが要点をまとめる機能を備えている。会議中に手を動かす機会が減るので、より議論に集中できる。

議事録作成ツールの導入は、担当者以外の参加者へのメリットも大きい。製品によっては、生成される文字起こしの内容をリアルタイムでWeb会議システム上に共有できる。視覚から議論の内容を把握可能になるだけではなく、聴覚に不安がある参加者に対して、会議参加へのハードルを大きく下げるという効果もある。

Web会議ツールは、どこからでも会議へ参加できるということが、大きな利点だ。半面、場所による制限がなくなったことで、会議の予定を詰め過ぎたり、会議の進捗具合を把握しづらくなったりすることが想定される。そこで効果を発揮するのが「タスク管理ツール」だ。会議の時間はもちろん、進捗（しんちょく）や担当者の状況といった情報を集約して記録することで、認知のキャパシティーオーバーを防ぐことが可能だ。

また、リモートワーク環境下では物理的に同じオフィスを共有する必要がないため、管理すべき社員の勤務内容の確認が困難になる。しかしタスク管理ツールへのアクセス権限をそれらの社員にも与え、進捗状況や今後の課題といった情報を入力してもらえば、手間を省きながら勤務内容の確認が可能になる。また、これらの情報を会議の予定にひも付けすれば、会議中に計画などが策定しやすいというメリットがある。

Web会議でよくあるのが、注目すべき話者が誰なのか瞬時に判断しづらい、というシチュエーションだ。特に、初対面の相手が出席する会議などでは、その判断がより困難になる。

そこで効果を発揮するのが、音声や映像の認識・分析に特化した会議システム機器だ。このような製品のほとんどはマイクやスピーカー、カメラなどを内蔵しており、PCに接続するだけでクリアな音声と映像を共有できる。また、製品によっては内蔵AIが会議の内容を分析し、自動的に話者を特定する機能を備えている。これにより音声や映像のフォーカスが自動調整され、どの人物に注目すべきなのか、という判断のアシストをしてくれるのだ。

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このようにソリューションを活用して会議を効率化できるようになったのは、Web会議ツールというプラットフォームが広く浸透したことが大きく影響しているだろう。手書きのメモやボイスレコーダーを使用していた時代では、会議の効率化は困難だった。

さらにWeb会議ツールは、例えばメタバースのような、今後ビジネスに大きく関わってくるであろうソリューションと、会議との橋渡しを担ってくれることも期待される。最新ソリューションの動向に注目しつつ、ぜひWeb会議ツールを基本とした会議DXの可能性について探っていきたい。