オフィス空間コンサルティング事業などを手掛ける株式会社ストラートデザインが2020年3月～2021年6月に行った調査では「7割以上の人が『社内のデータ管理』にストレスを感じている」という結果が出ている。同調査から、データ整理に関する対策が必要であることが分かる。では、どのように整理すれば良いのだろうか。ここでは具体的なデータの整理方法について見ていこう。

フォルダの整理

手軽かつ即効性の高い方法が、フォルダの整理だ。フォルダを整理して、目的のファイルをより見つけやすい状態に整えることで、ファイルを探す時間を削減できる。加えて、フォルダやファイルを開閉する煩わしさも軽減されることだろう。

フォルダ整理に当たっては、ファイル名の付け方を統一するだけでも効果的だ。具体的には「日付_ファイル種類_バージョン」で統一するのが良いだろう。例えば、「20240105_○○株式会社製造部 見積書_01」や「20240721_○○株式会社マーケティング部 提案資料_02」といった形だ。バージョンを付け加えることで、どのファイルが最新版なのかをひと目で判断できるようになる。

また、フォルダの階層は多くても3層にするのがポイント。階層が深ければ深いほど、探す時間がかかってしまうためだ。先の「20240105_○○株式会社製造部 見積書_01」であれば、例えば第1階層「○○株式会社」→第2階層「見積書」→第3階層「2023年度」と分類できるだろう。

メールボックスの整理

メールボックスの整理も比較的手軽にできて、効果が高い。

メールボックス整理に当たり活用したい機能が、受信したメールを用途に応じて自動的に各フォルダへ振り分けてくれる「フォルダ分け機能」だ。同機能を使うことで、メールを探す手間の削減のほか、重要なメールが埋もれてしまうリスクの軽減が期待できる。ただ、使用しているツールによって機能は異なるため注意が必要だ。

また、フォルダの分け方は人それぞれである。取引先ごとや案件ごと、対応の優先度ごとなど、業務内容や自身の働くスタイルによってフォルダの分類設定をすると良いだろう。

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が2021年10月～12月に実施した、過去3期での情報セキュリティ対策投資についての調査によると、「投資を行っていない」と回答した企業が33.1%にもなることが明らかになった。

参考：「2021年度 中小企業における情報セキュリティ対策に関する実態調査」報告書について｜独立行政法人情報処理推進機構

セキュリティ対策への投資を怠ると、情報漏えいやシステムの稼働停止などのリスクが高まる。そこで導入を検討したいのがウイルス対策ソフトだ。では、ソフトはどのような基準で選ぶのが良いのだろうか。

まず確認したいのが、第三者機関から評価されているかどうかである。第三者機関はソフトの性能を客観的に評価しており、その評価が高ければウイルス検出力の高いソフトであると判断できる。

また、価格や対応OS、ソフト導入後の動作の軽さ、導入後のサポート体制も確認しておきたい。サポート体制については、ソフトに不具合が発生した場合やウイルスに感染してしまった場合に備えて、メール・チャットだけでなく電話相談サポートに対応しているソフトの方が安心だろう。

数あるウイルス対策ソフトの中でおすすめのソフトを紹介していこう。

まずおすすめのソフトの一つは、トレンドマイクロ株式会社の『トレンドマイクロ ウイルスバスター ビジネスセキュリティ』だ。同ソフト一つでスパイウェアやフィッシングなど多様な脅威への対策ができる。さらに社内のセキュリティ状況をWebベースの管理画面より一元管理できる点もポイントだ。セキュリティ専門の担当者がいない企業へも提案できるソフトと言える。

『トレンドマイクロ ウイルスバスター ビジネスセキュリティ』について詳細はこちら

また、ESET社の『ESET PROTECT Entry クラウド』は、マルウェア対策やネットワーク保護、迷惑メール対策などに関するエンドポイント保護機能を搭載した中小企業向けウイルス対策ソフトだ。クラウド型セキュリティ管理ツールも搭載しており、エンドポイントの一元管理も実現できる。なお、トレンドマイクロ社・ESET社ともに第三者機関より高い評価を得ており、サポート体制も充実している。

どんなウイルス対策ソフトを提案するにしても、企業のセキュリティ環境を十分にヒアリングし、その企業の問題を解決できるようなソフトを提案することが大切だ。

本記事で取り上げたデータ整理のコツも踏まえて担当者と綿密にコミュニケーションを取り、適切なウイルス対策ソフトを紹介できれば、より実のある提案になるのではないだろうか。