『Microsoft Teams』のメイン機能であるオンライン会議。会議中には、画面共有機能を用いることが多いだろう。画面共有の際は、［コンテンツを共有］ボタンをクリックして自分のPC画面をそのまま共有するか、開いているアプリなどのウィンドウのみを共有する。よく用いられているのは、ExcelやWordなどで作成した資料のウィンドウのみを共有する方法だろう。

このほかにも覚えておきたい画面共有方法がある。

Excel Live
プレゼンター以外の参加者でも、共有されたExcelのブックの共同作業ができる（25名以下の会議のみ）機能だ。［共有］を選択し、［Excel Live］セクションまで下にスクロールして共有するExcelブックを選択する。さらに［共有］をクリックすれば、Excel Liveが開始。

なお、Excel Liveでブックの編集作業が行えるのは同じ組織内のメンバーのみで、組織外の参加者にはファイルへのアクセス権が付与されないため注意が必要だ。

PowerPoint Live
以前の『Microsoft Teams』では、PowerPointをフルスクリーンで共有している最中に、チャットが確認しづらいといったデメリットがあった。これが、PowerPoint Live機能のリリースで解決している。

プレゼンターは、共有中のスライドとチャット画面や別のスライドとの間の行き来を同じ画面内で行うことができる。そのとき、会議の参加者には共有中のスライドだけが表示されている状態だ。また、参加者は画面上部の［制御する］をクリックすることで共有されているスライドを操作できる。

PowerPoint Liveを始めるには、［共有］を選択し、［PowerPoint Live］セクションで表示するPowerPointファイルを選択。既にファイルを開いている場合は、ファイル上で［Teamsで表示］を選択する。

Web会議をリアルに感じる
参加者は、オンライン会議に参加している場所の背景をそのまま映すか、バーチャル背景を設定することが多いが、参加者全員が同じ場所にいるかのように背景を統一する「Togetherモード（絆モード）」という機能が実装されている。

Togetherモードが使用できるのは、参加者の3名以上がカメラをオンにしているときのみ。設定から、［Togetherモード］を選択するだけで利用できる。

Web会議の文字起こし
会議の後に議事録を作成する場合、便利なのが「ライブ トランスクリプション」機能だ。文字どおり、会議の内容をリアルタイムに文字起こしする機能なので、外国語で開催される会議で聞き取りに自信がない場合などでも役立つだろう。

［その他のアクション（…）］＞［レコードと文字起こし］を選択し、［文字起こし開始］を選択すると、文字起こしが開始される。

英語や日本語はもちろん、最大34の言語に対応している。文字起こしの言語は会議の話者と同じ言語に設定する必要があるため、トランスクリプト ウィンドウの右上にある［トランスクリプト設定］の歯車ボタンから確認しておこう。『Microsoft Teams Premium』を契約している場合は、さらに自動での翻訳も可能だ。

MicrosoftのAI『Copilot』が加わったことで、『Microsoft Teams』を利用した会議の生産性が向上した。会議中に『Copilot』を使用すると、参加者の発言内容や意見の一致または相違している点など、リアルタイムで主要な議論のポイントを要約することが可能だ。また、「このテーマについて私たちの意見が異なる点はどこでしょうか」、「（会議参加者の）議論のどこに問題があるのでしょうか？」など、プロンプトを試すことで『Copilot』を思考パートナーとして行動させられる。

遅れて会議に参加した場合はそれまで議論されていた内容の概要を確認することができるほか、『Copilot』での録画または文字起こし開始から5分以上経過すると、概要を取得する通知が表示され、［Copilotを開く］を選択すれば、会議ウィンドウの右側に概要が表示される。この要約は、会議が終了した後でも確認可能だ。

チャットでも『Copilot』により過去のスレッドから主要なポイント、決定事項などを素早く確認でき、過去1日、7日、30日のスパンで会話のハイライトを表示させることもできる。

『Copilot』の詳細はこちら!

『Microsoft Teams』の機能は次々とアップデートされている。新しい機能を使いこなせるように最新情報を追いつつ、仕事で活用していきたい。