「Word」「Excel」「PowerPoint」といったOfficeアプリをはじめ、ドキュメントの共同編集や情報共有、リアルタイムコミュニケーションなど、さまざまなクラウドサービスをサブスクリプション型で提供する「Microsoft 365」。企業の働き方改革やデジタルワークプレイスの環境構築、DX、BPOなどの推進ツールとしても活用される、いまやビジネスシーンに欠かせないインフラともいえる生産性プラットフォームだ。本稿では、Microsoft 365の主要アプリでさらに業務効率を高めるために、覚えておきたい便利な機能を紹介する。
Microsoft 365に搭載されている主なアプリと機能
スライドに配置されている文字や画像などの要素を自動で読み取り、ふさわしいデザインを自動で生成してくれる。提示された複数のデザインから、気に入ったデザインをクリックするだけ。「テーマ」機能と組み合わせることも可能だ。
AI機能の追加でさらに進化
近年はAIアシスタント「Copilot」が搭載され、「チャット」「ドキュメントやWebページの要約」「コンテンツ生成」などの主機能はメールや議事録・資料の作成、データ分析といった日常業務に浸透。他のMicrosoft 365アプリと連携することで作業の効率化や自動化をより一層進めている。
Wordの便利な機能
文書内の画像をまとめて抜き出す
Excel、PowerPointにも共通する機能で、以下の「ファイル名の拡張子をzipに変更する方法」の他に「HTML形式で保存する方法」もある。
文字列から表を作成する
Wordには入力済みのデータを表に変換する機能があり、シンプルな表であれば、先に表を作ってからデータを入力するよりも、ずっと素早く作成できる。
Copilotを使えばさらに簡単
画面右上の「Copilot ボタン」をクリック→表にしたい範囲を選択→チャットで指示を出すだけでテキスト情報を表に変換。生成された表は「挿入」をクリックして、 文書に貼りつけることができる。
