スライド作成時に便利な機能を覚える前にマスターしておくべきは、スライドの基本操作だ。PowerPointは、画面中央に表示される「スライド」が操作の中心となる。スライド内に用意されている枠を「プレースホルダー」と呼び、この中に文章や表、写真などを追加できる。

スライドを削除する場合は削除したいスライドを表示し、キーボードのdeleteキーを押す。反対にスライドを追加する場合は、「ホーム」タブの「新しいスライド」をクリック。

選択したスライドのレイアウトを変更したい場合は、「ホーム」タブから「レイアウト」をクリックする。表示されるテンプレートから好きなレイアウトを選択可能だ。

プレゼン資料の元になる企画書などが、既にWordで作成されていることもある。そこで、Wordに「見出しスタイル」を設定しておくことで丸ごとPowerPointのスライドに読み込める。前準備として、Wordで作成されたテキストに「見出しスタイル」を設定しておく。こうすることで、それぞれの「見出し」のスタイルを設定した文をPowerPointに読み込み可能になる。

Wordを開いて行の左余白をクリックすると文章が選択されるので、それぞれ見出しを設定していく。「見出し1」はスライドのタイトル、「見出し2」は箇条書きの項目、「見出し3」は第2レベルの箇条書きとする。

PowerPointの「ホーム」、「新しいスライド」から「アウトラインからスライド」、「アウトラインの挿入」を選択すると、Wordファイルを挿入可能だ。

プレースホルダーに入力した箇条書きは、自動的に文字の先頭に「●」などの記号がつくので、スライドの内容に合わせ、別の記号や連番に変更しておく。箇条書きの先頭につく記号や文字のことを「行間文字」と呼び、PowerPointでは「箇条書き」と「段落番号」の2種類がある。情報を列挙するなら「箇条書き」機能で好きな記号を設定し、手順などをプレゼンする場合は「段落番号」機能を使って連番を設定する。

また、箇条書きの行間は「1.0」から「1.5」に広げることで、行間が広がりスライドが読みやすくなる。行間はいつでも変更できるため、不都合があれば微調整するのが望ましい。

「SmartArtグラフィックに変換」機能を使い、箇条書きを図解に変換する

PowerPointでは、箇条書きとして読み込んだテキストを図解(チャート、図表ともいう)に変換できる。SmartArtは図解を簡単に作成できる機能だが、入力済みの文字を図解に変換できるのは、OfficeではPowerPointのみだ。

箇条書きの外枠をクリックして箇条書き全体を選択したら、「ホーム」タブの「SmartArtグラフィックに変換」を選択する。表示された図解の中から使用したいものを選べば、箇条書きが図解に自動変換される。

スライドに必要な表がExcelで作成済みの場合、表をそのままコピー＆貼り付けできる。このとき、「元の書式を保持してブックを埋め込む」、「貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む」のどちらかを選択できる。

「元の書式を保持してブックを埋め込む」場合、エクセルで作成した表やグラフの色合いが保持される。一方、「貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む」場合は、PowerPointのスライドに適用しているテーマに合わせ、色合いが自動で変更される。

スライドに必要な要素がそろったら、スライドのデザインを整える。「テーマ」機能を使うことで、効率よくデザインを整えることが可能だ。「デザイン」タブの「テーマ」から使用したいテーマを選択することで、スライド全体が統一されたデザインになる。

また、全てのスライドが完成したら先頭のスライドからスライドショーを実行し、見づらい箇所がないか、全体に統一感が出ているかを確認する。特にアニメーションを設定している場合は、アニメーションが動くタイミングをよく確認しておくことが必要だ。

それぞれのポイントを確認して、効率的、そして効果的なプレゼンテーションを実現させよう。