プレゼン資料で使うフォントは、「どのパソコンにもインストールされているフォント」で「見やすくて読みやすいフォント」であることが求められる。その代表格が「游ゴシック」と「メイリオ」だ。「游ゴシック」は、新しいプレゼンテーションを開いた際に最初に設定されているフォントだ。すっきりしていて癖がなく、どの資料でも利用できる。一方「メイリオ」は字面が大きく、遠くからでも認識しやすい。

ひらがなや漢字に対応する和文フォントに対して、半角のアルファベットや数字に対応するのは欧文フォントである。欧文フォントは「Segoe UI」を選ぶとよい。特にメイリオとの相性がよく、フォントが混在していても違和感がない。また、「Arial」も読みやすいフォントと言われている。

フォントを変更する場合は、変更したい文字を選択し、「ホーム」タブの「フォント」の横にある▽をクリックし、使用したいフォントを選択する。

「デザイン」タブの「バリエーション」に用意されている「フォント」機能を使うと、「欧文フォント」、「タイトル用の和文フォント」、「箇条書き用の和文フォント」の3つがセットになったフォントのパターンが用意されており、クリックするだけで一括変更可能だ。

ただし、一覧にないフォントの組み合わせは「フォントのカスタマイズ」機能を使って登録する必要がある。登録しておけば、次回からはパターンに追加される。

「デザイン」タブの「バリエーション」の右下にある▽をクリックし、「フォント」から「フォントのカスタマイズ」をクリックし、「新しいテーマのフォントパターンの作成」画面が表示されたら、欧文・和文フォントをそれぞれ設定する。「名前」欄に任意の名前を入力したら「保存」をクリックする。これで登録は完了だ。

広い会場でプレゼンを行う場合は、箇条書きを20pt以上の大きめのフォントサイズに設定しておくことで、遠くからでも見やすくなる。一方、数人で社内の会議室に集まるようなプレゼンの場合は、至近距離でスライドを見るため16pt以上あれば十分だ。

また、箇条書きを20ptにした場合は、スライドのタイトルは40pt程度にしておくとメリハリがつく。

スライドに箇条書きを入力する際のポイントは、「長さ」と「語尾」だ。箇条書きは短く簡潔に、1行で収まるよう調整しておく。どうしても2行にまたがってしまう場合は、区切りのいい位置で[Shift]＋[Enter]キーを押して改行する。こうすることで、行頭文字が表示されず、カーソルだけを改行できる。

また、語尾が「ですます」調だったり体言止めだったり、句点があったりなかったりすると、バラバラな印象を与えてしまう。箇条書きの語尾は、全てそろえておくよう注意しよう。

箇条書きの詳細を追加したい場合は、行の先頭で[Tab]キーを押す。すると行が右にずれ、上の階層の説明であることが伝わる。逆に階層を上げたい場合は、[Shift]＋[Tab]キーを押すことで、行を左にずらせる。

箇条書きの入力にテキストボックスを使わない

プレースホルダーの枠に入力した文字は「表示」タブの「アウトライン表示」をクリックした際に表示される。しかし、図形の中に入力した文字はアウトラインに表示されない。文字入力用の図形「テキストボックス」を使って図形の中に文字を入力しても、アウトラインには表示されないので注意が必要だ。

テキストボックスを使用する場合は、出典や備考など、補足説明のときだけに限定しておこう。

インデントマーカーでレイアウトを整える

箇条書きの文字の先頭位置は、「インデントマーカー」を使用することで後からでも移動できる。インデントマーカーを使用するには、まず「表示」タブの「ルーラー」のチェックボックスをオンにする。するとスライド上側と左側にルーラーが表示される。
上側のルーラーをよく見ると、３種類のインデントマーカーが表示されている。

上から順番に、「1行目のインデント」、「ぶら下げインデント」、「左インデント」を表しており、「1行目のインデント」は行頭文字、「ぶら下げインデント」は行頭文字の次の文字を動かすことができる。そして「左インデント」は、これらをまとめて動かせる。

さまざまなテクニックを活用して、見やすい資料を作成しよう。