Teamsのチャット機能は手軽に使える一方、後々会話を参照しようとした際に探しづらくなることも少なくない。そういったケースを防ぐため、「チーム」「チャネル」「スレッド」で会話を使い分けよう。

部署やプロジェクトチーム単位でチームを作成し、さらにチームの下に複数のチャンネルを設定して話題のカテゴリーを分けるようにすれば、参加人数の多いチャットでも会話が交錯することはない。

また、「新しい投稿」をクリックして発言すると、スレッドが作成される。それぞれのスレッドで、「返信する」をクリックすると、そのスレッドにメッセージを投稿できるので、最初の発言に関連した内容だけを返信するとよい。

そのほか、チャットで使うと便利な機能を紹介する。

メンション

メンションは、Teamsのチャットで「＠」を入力することで、特定の相手に向けたメッセージを発信する機能だ。相手にはメンションされた旨が通知されるので、メッセージの見落としも減る。

改行

入力フィールドで[Enter]キーを押すと自動的に内容が送信されてしまうが、 [Shift]キーを押しながら[Enter]キーを押すと、入力フィールド内で改行できる。

引用

入力フィールドの先頭「>」を入力すると、以降の発言は自動的に引用メッセージフィールドとして扱われる。引用と通常の発言を同じフィールド内で記載するには、引用の行を入力した後に[Shift]キーを押しながら[Enter]キーを2回押すと、通常の発言を入力できる。

Teamsでは、入力フィールドにファイルをドラッグ&ドロップするだけで、簡単に共有が可能だ。ウィンドウ左側の[ファイル]をクリックすれば、共有しているファイルの一覧を表示できる。

また、共有したファイルがテキストファイルやOfficeのドキュメントであれば、Teamsに参加しているほかのメンバーとの共同編集も可能。チャットを表示しながら編集できるので、話し合いながら資料を作成できる。

さらにファイル共有では、バックエンドにSharePointやOneDriveの仕組みが使われているため信頼性が高く、バージョン管理機能などのメリットもある。

テレワークにおいて、相手が見えない状況の中チャットで話しかけてよいものか、迷うケースがある。

そんなときに便利なのが「ステータス」だ。ステータスは、アイコンの右下にある色のついた小さな〇で表示され、使用デバイスやTeamsの状態によって、自動的に変化する。

例えばPCがスリープモードになれば[退席中]、Teamsでオンライン会議をしていれば[会議中]になる。メンバーのアイコンにマウスカーソルを移動すれば、現在のステータスを確認できる。

ウィンドウ右上の自分のアイコンをクリックし、ステータスの表示をクリックすれば、ステータスを手動で変更可能だ。また、ステータスメッセージで現状を説明することもできる。

このように、Teamsのチャットにはより効率的に利用するための機能が豊富に備わっている。しかし、Teamsはチャットだけのツールではない。次回はTeamsの「オンライン会議」をテーマにメリットと活用術を解説していく。