Teamsでは、チームごとにメンバーが共同編集可能なWikiを作成できる。共有メモやマニュアルなど、さまざまな用途で利用可能で、画像コンテンツを貼り付けることもできる。また、複数のページやセクションに分割することで、チームのナレッジ共有の場としての効果が期待される。

チャットは便利だがあくまで「フロー型」のコミュニケーションツールであり、議論をしていると情報が流れやすい。そこでディスカッションをしながら、検討内容、結論、ちょっとしたアイデアなどをWikiにストックしておけば、後から長いチャットをスクロールして確認する必要はなくなる。

出席者の多い会議は予定の調整が難しい。その際には「スケジュールアシスタント」を活用したい。
Teamsの「カレンダー」からオンライン会議の予定を入力する際、出席予定者のスケジュールを自動で確認し、空いている時間を提案してくれる。

また、予定表の機能をExchange Onlineと連携していれば、Teamsのカレンダーを同期させることができる。Teamsのカレンダーのほかに、Outlook（アプリケーション）からもスケジュールアシスタントによるオンライン会議の調整が可能だ。

Teamsは、チームメンバーのコミュニケーション環境を提供するだけでなく、共同編集などコラボレーション環境の提供やアプリの連携も可能で、チームをつなぐハブの役割を担っている。その役割を強めるため、MicrosoftはTeamsと連携するアプリ開発を積極的に支援しており、さまざまなサードパーティ製のアプリがTeamsのアドオンとして有償で提供されている。 

タスク管理

タスク管理やプロジェクト管理については、Microsoftが提供している「Planner」や「Microsoft Project」をはじめ、「Asana」「Jira」「Trello」など世界的にユーザーの多いツールがTeamsのアプリ内で実行可能だ。チャットやオンライン会議でこれらの画面を共有し、タスクの振り分け、スケジュール調整、あるいは改善アイデアなどを検討できる。

チャットボット

Teamsから利用可能な社内向けのFAQのチャットボット「SYNCPIT」を利用すれば、「申請書類がどこにあるか知りたい」や「パスワードを忘れた」など総務部門や情シス部門へのよくある問い合わせも解決。TeamsからSYNCPITに質問するだけで、自動応答する仕組みを容易に導入できる。

電話代行サービス

テレワークの増加でオフィスに在席するメンバーが減ったことで、電話応対を代行サービスに依頼する企業も増えている。こうしたサービスの多くは、電話の着信や伝言などをTeamsのチャットに通知する機能を持っている。

受付システム

クラウド受付システムとTeamsを連携させることでオフィスの受付から直接担当者をチャットで呼び出すことができるようになる。そのため来客のたびに誰かが担当者を内線で呼び出すといった手間がかからなくなる。

テレワークの増加で一気に利用者が増え、ビジネスにおいて必須なツールとなりつつあるTeams。ここで紹介した以外にもたくさんの連携サービスが提供されており、それらを使いこなすことで、さらに業務効率の向上が図れるだろう。