Microsoft 365 Copilotは、WordやExcelなどMicrosoft社のオフィスソフトと連携できるAIアシスタントである。文書作成やアイデア出しなどの作業を即座に実行可能なうえ、定型業務も効率化できる。

ただし、他の生成AIツールと同様に、アウトプットのクオリティを担保するためには最終的に人の目を通すことが欠かせない。また、場合によってはアウトプットが著作権侵害の要因にもなりえる。そのため、活用時には人間とMicrosoft 365 Copilotの役割を十分に意識して、うまく使い分けることが重要である。

ここでは、Microsoft 365 Copilotの活用事例について、以下の5点を解説する。

文書作成

Wordでの文書作成にも、Microsoft 365 Copilotが有用である。例えば、数行のメモだけで詳細なレポート草案を作成できる。また、既存資料の要約や羅列されている文章のテーブル化など、文書作成で活躍する場面は多い。そのため、全て自分で手がけるよりも効率的に議事録や報告書などを作成できる。

データ計算

Excelでデータ計算を行う際に関数の組み方に迷うことや、大量のデータを手作業で集計して時間がかかることがあるかもしれない。その場合も、Microsoft 365 Copilotを活用すれば、プロンプトを通じてExcelの関数作成やデータ分析を実行できる。また、データ分析ではデータ傾向の抽出や見やすいグラフの作成も可能である。

メール効率化

Outlookでメール処理を行う際には、スレッドの内容が長いために内容を把握しづらいことがあるかもしれない。その場合には、Microsoft 365 Copilotでスレッドの内容を要約すると便利である。メールの下書きや翻訳にも対応しているため、メール処理にかかっていた時間を削減できる。また、メール文から必要なタスクを抽出したい際にも有用である。

資料作成

PowerPointでは、Microsoft 365 Copilotでスライド構成案の作成や別途資料のスライド化が可能である。内容に沿った画像提案やデザイン調整も行ってくれるため、資料の見栄えを整える作業も簡略化されるであろう。また、プレゼン資料を客観的なデータで補強したい場合には、内容に沿ったデータを集めてくれるので参考にできる。

業務自動化

Microsoft 365 Copilotでさまざまなオフィスソフトの自動化が可能となるが、OneNoteも例外ではない。指示するだけで、OneNoteのメモに書かれている要点の整理や、決定事項の強調が可能である。また、Power Automateと連携してメモをフォルダへ自動保存することもできる。

ここでは、Microsoft 365 Copilotを企業で活用した事例について、業界別に2社を紹介しよう。

商社

業務が多岐にわたる、ある商社では、豊富なデータを有していたものの、部署を超えて全社的に活用できていないことが課題であった。また、報告書作成などの定型業務に時間を取られている従業員も少なくなかった。

そこで、Microsoft 365 Copilotでデータ分析や定型業務の効率化を推進した。メールの要約や多言語でのコミュニケーション支援などに活用した結果、業務効率が大幅に向上した。市場調査にも活用され、新たなビジネスチャンスの創出にもつながっている。

製造業

複数企業が統合して設立されたある製造業の企業では、部門間でシステムが分散し、情報活用も進んでいないことが課題であった。また、日常業務における生成AI活用も進んでいなかった。そこで、全社的にMicrosoft 365環境を構築済みであることから導入・活用ハードルが低いと考え、Microsoft 365 Copilotを採用した。

その効果は大きく、導入からわずか1カ月で会議のAIメモや社内ファイル検索が数万件規模で行われ、年間数万時間分の業務効率化が見込まれている。幅広い業務の現場でAI活用が進んだことも本件の特長である。

ここでは、日常業務の景色を一変させる、五つの主要なMicrosoft 365 Copilotの活用ポイントを解説する。

ライセンスの事前確認

Microsoft 365 Copilotを導入するには、Microsoft 365の法人向けプランを契約し、かつCopilot for Microsoft 365のライセンス購入が欠かせない。また、安定したインターネット環境も必須である。

スモールスタートでの導入

まずは特定部署や小規模チームから利用を開始し、具体的な効果検証を積み重ねることが望ましい。段階的に活用範囲を広げることで組織の混乱を防ぎ、効果を最大化できる。また、事前に業務内容を整理し、どの業務でMicrosoft 365 Copilotを活用するかを定めることも必要である。

社内ルールの整備

Microsoft 365 Copilotは強力なツールである半面、適切なルールなしに利用するとトラブルの原因になりかねない。そこで、利用範囲や取り扱う情報などについてガイドラインを策定することが不可欠である。また、リテラシー教育を徹底することで情報漏洩などのリスクを防げるうえ、活用効果も高められる。

正確な情報の活用

Microsoft 365 Copilotに限らず、生成AIによる回答には誤りが含まれるケースもある。特に、インプットする情報が不正確、あるいは古い場合は精度が低下しやすい。そこで、事前に情報の正確性を確認するとともに、最後は人間がアウトプットをチェックすることが重要である。

クオリティと業務効率の両立

Microsoft 365 Copilotはさまざまなオフィスソフトを自動化してくれるため、作業時間の短縮に役立つ。しかし、それだけではMicrosoft 365 Copilotを十分活用できているとは言えない。アイデアの壁打ち相手としても活用し、アウトプットの品質を高めることも付加価値の向上に寄与する。

Microsoft 365 Copilotは、Microsoft社のAIアシスタントである。ExcelやWordなど数多くのオフィスソフトと連携して業務を効率化でき、文書作成やデータ計算などに活用できる。これにより、業務効率化やビジネスチャンスの創出、さらには部署間の情報共有などさまざまな効果が発揮された事例が豊富に存在する。

自社のクライアントには、Microsoft 365 Copilotをより上手に使いこなすためのヒントとして、実際の事例から活用アイデアを提案してみるのもよいだろう。