「クラウドPBX」とは、インターネット経由で内線・外線、転送・保留などの各種電話機能を利用できる次世代電話システムのこと。既存の電話設備は不要で、利用者はスマートフォンやタブレット、会社の固定電話番号でPCから電話をかけることができる。

従来のビジネスフォンとの違い

クラウドPBXも従来のビジネスフォンも、PBX（構内交換機：複数の電話機をつなぐシステム）が設置されているが、前者はそれをクラウド（インターネット）上に構築し、後者は固定電話回線を利用している点が明確に異なる。そのため、クラウドPBXではスマートフォンやPCなど、インターネットに接続できる端末であれば、内線電話として利用することが可能だ。一方、ビジネスフォンの場合、固定電話回線とは異なる回線を利用している端末は、基本的に内線として利用することができない。

クラウドPBXを利用する大きなメリットは、会社の電話番号で場所を問わずに発着信ができること。例えばテレワーク中に自宅で、あるいは営業先でも会社宛ての電話を自身のスマートフォンで発着信することが可能。そのため、電話番をするための出社も不要になる。

また、クラウドPBXでつないだ端末同士であれば、内線通話ができるために通話料がゼロになる。例えばテレワーク中の従業員同士がクラウドPBXに接続していない端末で通話をした場合は通話料が発生するが、クラウドPBXで内線通話をした場合は通話料がかからない。そのため、大幅な通信費削減が実現できる可能性がある。

そのほか、電話配線工事が不要なために導入初期費用を抑えられる点やオフィスにかかってきた電話を即座に外出先の従業員に取り次げるようになる点も見逃せないメリットだ。

クラウドPBXの導入は、オフィスの電話環境を劇的に変え、多様なビジネス課題を解決する。ここでは、実際にシステムを導入し、業務効率化や働き方改革、BCP対策などを実現した三つの具体的な事例を紹介していく。

廃棄物処理業

廃棄物の中間処理施設運営を手掛けるある企業では、複数の建屋間で移動する従業員が多く、また、部署ごとに異なる電話回線を使用しているために、電話の取り次ぎ対応に手間が掛かっていた。

一方、クラウドPBXの導入により「社外からの着信に対して折り返し電話をかけることなく、一次受け付けした者が転送できるようになった」という大きな変化があったという。

同社の事例では、クラウドPBXの導入により、社内の従業員の負担が減っただけでなく、電話をかけた社外の従業員との間で、よりスムーズにコミュニケーションが取れるようになり、双方の利便性が向上した。クラウドPBXは社内外の従業員満足度に寄与するソリューションだといえよう。

総合エネルギーサービス業

電力設備の保守点検代行サービスなどを手掛けるある企業では、営業担当者や技術者の勤務時間の6〜7割が社外での活動で占められている。そのため、移動時間や待ち時間といった外出中のスキマ時間を有効活用し、これまで帰社後に行っていた業務を外出先で完結できないかと考えた。

こうした働き方を実現するためには社内と社外を円滑につなぐコミュニケーション環境の整備が不可欠だと考えた同社は、クラウドPBXを導入。クラウドPBXの導入により、スマートフォンの内線化を実現。取り次ぎやコールバックのロスを低減し、残業時間が年間1割程度削減された。

同社のように、社外で活動する従業員が多い企業は特にクラウドPBX導入の恩恵を受けられる可能性が高い。

サービス・保険事業

自転車ロードサービス会員制度の運営などを行っているある企業では、「電話対応履歴（誰がどのような対応をしたのか）を確認できないこと」を課題視し、クラウドPBXを導入。その結果、「どの店舗への問い合わせか」を即座に把握できるようになり、電話対応がよりスムーズになった。

また、深夜の緊急連絡や時差がある海外からの連絡についても、自宅などから電話対応ができるようになった。同社は「将来的に大規模災害などで出社が難しくなった場合でも、電話回線に縛られずに業務を継続できる点は、BCPの観点でも安心感があります」と述べる。クラウドPBXは業務効率化だけでなく、BCP対策としても有効だといえよう。

通話料が不要で、スマートフォンの内線化ができるクラウドPBXは、特に社外で業務を行う従業員が多い企業やテレワーク導入企業でより大きな導入メリットを期待できる。ベンダーとして、こうした企業にはぜひクラウドPBXを紹介したい。