クラウドストレージは製品ごとに強みや料金体系、セキュリティ性能が大きく異なる。自社の運用に最も適したツールを選び、導入効果を最大化するための五つの比較ポイントを解説する。

過不足ない容量

自社で扱うデータの種類や将来の事業規模を考慮し、最適な容量を備えたクラウドストレージを選ぶべきである。

利用可能な人数

ツール利用者数を正確に把握することで、ユーザー数に応じた課金形態なら容易にコストを算出できるため、コストパフォーマンスの正確な試算が可能である。

料金体系

料金体系では、初期費用や運用プランに加えて無料トライアルの有無も確認する。そして、利用するシーンや人数などから必要な機能を洗い出し、最適なプランを見つけ出す。

権限付与の範囲

自社のセキュリティ運用状況に合わせて、どこまで細かくアクセス・編集権限を付与できるかを確認する。

使いやすさ

機能が豊富でも、自社従業員の多くが使いにくいと感じれば十分に活用されない。無料トライアルやプランがあれば、実際に操作して使いやすさを検証してみることも有効である。

クラウドストレージとは、データをインターネット経由で外部サーバーに保管する仕組みである。物理サーバーは不要で、ツール導入・運用の負担やコストを軽減できる。また、オフィス外でも安全にファイルへアクセスでき、テレワーク推進や情報共有の促進、さらにはデータのバックアップ対策にも有効であることから、中小企業でも普及が進んでいる。ここでは、中小企業におすすめのクラウドストレージツールを紹介する。

容量無制限のクラウドストレージ『Box』

『Box』は情報セキュリティの堅牢性にも強みがあるクラウドストレージである。

セキュリティ面では、ファイルごとに細かなアクセス制限を設定できるほか、操作ログも記録できる。また、契約プランにより最低ユーザー数の制限はあるが、全ての法人向けプランが容量無制限で、大容量データを社内外で共有したい場合や一元管理したい場合にも有用である。

画像や動画などあらゆるタイプのファイルに対応しており、自動でバージョン管理されるため社内外のコラボレーションに活用したい。

7億人ものユーザーが認めるクラウドストレージ『Dropbox』

『Dropbox』は、世界中で7億人以上のユーザーに利用されているオンラインストレージである。

直感的な操作性が特長で、オンライン上でも操作がスムーズで使い心地が良い。そのため、ファイル共有を迅速に行うことができ、データの同期も速やかである。スマートフォンアプリからもアクセスでき、外出先や現場から迅速に情報共有したいシーンでも役立つ。

中小企業でも、クリエーティブ事業者や建設業者など幅広い導入事例を有している。ITリテラシーにあまり自信がなく、複雑なツールは満足に取り扱えないと考える中小企業にもおすすめである。

Microsoft社が提供するクラウドストレージ『OneDrive』

『OneDrive』はMicrosoft社が提供するクラウドストレージで、Office 365など同社ツールとの親和性が高い。

WordやExcelなどのファイルをクラウド上で直接編集でき、複数人による同時閲覧や共同作業もスムーズである。日々の文書作成やファイル共有を効率化でき、ファイルのバージョン管理も負担なく実現できる。

社内でMicrosoft社ツールを中心に活用している中小企業には特におすすめで、既存システムを生かすことで導入コストを抑えられるだろう。

セキュリティ自慢の純国産クラウドストレージ『セキュアSAMBA』

『セキュアSAMBA』は、高度なセキュリティ性能と高い操作性を兼ね備えた純国産のクラウドストレージである。

ブラウザーだけでなくアプリの利用も可能で、アクセス制限や暗号化通信などのセキュリティ機能も充実しているため、機密情報が含まれていても安心してやりとりできる。製造業や士業など8,000社以上で導入実績があり、かつ継続利用率が98%であることは、信頼と安心の証しである。

海外サービスに抵抗感が強い企業や、ITリテラシーに自信がないユーザーが多い中小企業には、特におすすめしたい。

Googleサービスとの連携が抜群『Google ドライブ』

『Google ドライブ』は、Google社が提供する検索性と利便性が高いクラウドストレージである。

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなど、Google社提供のツールを中心に多種多様なツールとシームレスに連携できる。リアルタイム同時編集やコメント共有も容易で、チーム内での情報共有やプロジェクト管理に有効である。

個人用の無料アカウント（15GB）を手軽に業務利用するとシャドーITなどのリスクになるため、法人向けプラン（Google Workspace）での一括導入が望ましい。特に社内でGoogle社のサービスを多数活用している場合、クラウドストレージの有力な候補となるだろう。

導入実績3,000社突破で使いやすい純国産クラウドストレージ『DirectCloud』

『DirectCloud』は、高い安全性と3,000社以上の導入実績を誇る純国産クラウドストレージである。

ユーザー数に応じた課金ではなく定額制プランを採用しているため、全社的に導入する場合には費用を抑えやすい。監査対応やランサムウェア対策などセキュリティ面も手厚く、機密情報の取り扱いにも適している。

スキャナーなど外部ツールと連携でき、生成AI機能なども有していることから、単なるデータ保存にとどまらず、企業活動全体でDXを推進したい中小企業にもおすすめである。

クラウドストレージを使えば、インターネット経由で容易に社内データを保存できるため、データのバックアップや共有に有用である。

テレワーク推進もあり、業種職種を問わずさまざまな企業で導入されており、既に導入している中小企業も多数存在する。その一方で、自社にとって最適なツールを選ぶことに悩んでいるケースもあるだろう。

自社のクライアントには、中小企業のデータ保存に寄与するクラウドストレージの候補として、まずは今回紹介した六つのツールを提案してみるのもよいだろう。