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 今や電子メールは企業と顧客を結ぶ重要なコミュニケーション手段だが、その一方で、社外秘の電子データや顧客情報などが、電子メールによって外部に流出してしまう事件や事故も後を絶たない。その原因として考えられるのは、故意の場合もあるが、社員の不注意やミスによるものも多い。ただ、不注意やミスと言っても、万一、自分の会社でそのような事態が生じてしまえば、社会的信用や企業イメージが一瞬にして低下してしまう。そこで、今回は、Linuxベースで安価で効果的な電子メールの情報漏洩対策が実現できるソリューションを紹介しよう。  企業内の情報漏洩問題については、以前から関心が高かったが、特に最近は、セミナーなどで情報漏洩対策や個人情報保護法に関することを取り上げると、すぐに定員オーバーとなるほど関心が非常に高く、企業においては、もはや情報漏洩対策は避けては通れない最重要課題の一つになりつつある。その背景には、インターネットの普及により、電子メールやWebサイトを通じて、個人間、グループ間の情報流通が活発に行われる状況になっていることが大きな要因として挙げられる。実際、情報漏洩に関する事件が相次いで起こり、企業の信用が問われる社会的な関心事として、マスコミにも連日のように大きく取り上げられている。 実例を挙げれば、顧客情報の大量流出(銀行、通信事業者)、顧客メールアドレスリストの流出(証券会社)、派遣社員の個人情報の流出(人材派遣会社)、住民票･外国人の個人情報の流出(自治体)、ウイルス付きのメールを顧客へ配布(銀行、流通関連企業)など枚挙に暇がなく、電子メールに絡んだ情報漏洩事件も含まれる。このうち、ある企業は、社会的な信用を下げたばかりか、売上までも下げてしまった。特に注意すべき点は、従業員のちょっとした不注意で生じた行為でさえ、企業が十分な対処を怠ったということで社会的な責任が問われることだ。したがって、企業は、万全な情報漏洩対策を行う必要がある。 とはいえ、具体的にどのような対策を講じればよいのかわからない企業も多いのではないだろうか。そこで、特に情報漏洩の危険度が高い電子メールに関する情報漏洩対策ソフトウェアとして豊富な実績のある、Linux版『GUARDIANシリーズ』を紹介しよう。 『GUARDIANシリーズ』は、電子メールやWebを利用した情報のやりとりの内容を監査するシステムであり、従業員の電子メール・インターネット利用を管理し、故意、ミスによる情報漏洩等、さまざまな問題・事件を事前に防止する。情報コンテンツの監査をすることから、「コンテンツセキュリティシステム」と呼ばれる。インターネットセキュリティ製品には珍しく国産の製品である。それは、日本語の分析に長けていることは勿論、製品開発においても日本特有の企業文化、ポリシーが考慮されており、より日本企業に適した製品であると言える。もともとUNIX版で開発されたが、特に最近は、Linuxシステムのパフォーマンスが大幅に向上し、インターネット系のシステムがUNIXからLinuxへと大きくシフトしていることもあり、Linux版『GUARDIANシリーズ』に対する引き合いが増加している。Linux版『GUARDIANシリーズ』には、次の三つの製品がある。 
『GUARDIANAUDIT』は、電子メールの内容を監視するツールで、私用メールや電子メールを介した情報漏洩を抑止する効果がある。当初は、ゴルフや飲み会の連絡など、業務に関係のない社員の私用メールを抑止するためのソフトウェアとして利用されたが、日本では、電子メールの中身を見られるのはプライバシーの侵害だという声もあり、逆に社員のモラルが低下することもある。最近ではむしろ、情報漏洩対策ツールとして活用されることが多い。例えば、社外秘のデータが外部に流出しないように監視することができるのだ。ただし、私用メールは、メールサーバのトラフィックの増加とシステムリソースの浪費によるコスト増大を招くことも事実だ。アメリカでは、就業時間内に業務に関係のない行為をしているという理由から、私用メールを行った社員を解雇してもいいという判例もあるので、電子メールの私的利用を抑止することも、企業にとっては重要な課題といえるだろう。『GUARDIANAUDIT』は、具体的には以下のような基本機能を備えている。 ●受発信記録の保存 |
■『GUARDIANAUDIT』  特定の語句を含むメールのやり取りを記録し、管理者へリアルタイムに通報する。また、使用目的別のグラフ表示なども行うことができる |
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 『GUARDIANWALL』は、一定のルールに基づいて電子メールの送信を制御できるツールで、電子メールによる企業内部からの情報漏洩を未然に防ぐことができる。例えば、電子メールの本文に社外秘という文字が含まれていたら送信できないようにしたり、「見積書」という文字が含まれたファイルやExcelファイルを添付しているものは上司の許可がないと送信できないようにするなど、お客様のポリシーに合わせてルールを決めて設定しておくことができる。もちろん、悪意のある行為を防ぐという意味もあるが、電子メールによる情報漏洩の多くは、悪意のない人為的なミスなので、そうした社員の不注意による情報漏洩の危険を回避できるという意味でも非常に有効なツールである。 『GUARDIANWALL』は、具体的には次のような基本機能を備えている。 ●コンテンツ検査機能 |
■『GUARDIANWALL』  添付ファイルの種類やキーワードでメールの内容を検査し、情報漏洩を防ぐ。また、宛先アドレスに競合会社のドメインを含むメールを一時保留するといった設定も行える |
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●外部送信情報の保存 |
■『WEBGUARDIAN』  外部へのデータ転送について、アクセス回数又は転送量の多い端末IPアドレスをランキングできる。また、あらかじめ登録したキーワードで外部転送を記録し、管理者へ通報する |
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 最近では、エンドユーザー向けに自社の製品やサービスの情報、あるいはセミナー案内などを電子メールでダイレクトに配信するサービスを行っている企業も多い。ところが、電子メール配信業務の担当者は、特別なツールなどは使わずに、個人で使っているクライアント用のメールソフトを使って同報配信を行っていることが多い。そのため、顧客のメールアドレスが担当者の不注意によって外部に流出する危険が常に存在する。例えば、本来、電子メールアドレスのグループリストを、他の人の電子メールアドレスが表示されない｢BCC｣に指定して配信しなければいけないのに、全員の電子メールアドレスが表示される｢CC｣に誤って指定してしまい、結果的に顧客のメールアドレスが流出するというケースがよくある。一昔前ならば、それほど重要な問題にはならなかったが、顧客情報の漏洩が社会的な問題としてクローズアップされている現在、同じようなミスを繰り返せば、企業の信用が問われてしまう。しかし、このような人為的なミスを防ぐためには、高価で扱いが複雑な専用のメーリングシステムを導入しなければならない。その点、非常に効果を発揮するのが、設定操作をカンタンに行うことができる電子メール配信ソフトウェア『Mail2u』である。これにより、電子メール配信業務における顧客情報の漏洩を未然に防止することができる。 『Mail2u』は、多発する電子メール配信の事故防止や被害の拡大防止を目的に、電子メールを送信するうえで注意すべき事例、守るべき事例を体系的に整理した電子メールのモデル規程｢メッセージングポリシー｣に準拠し、誰でも安心して電子メール配信業務を効率的に行えるようになる。 例えば、電子メールの配信件数が増えるにつれ、エラーで戻ってくる電子メールの確立も高くなる。それが単に回線が込み合っていたり、会社のメールサーバがダウンしていたためにエラーで戻ってくる場合は、再送信すれば届くが、メールアドレスが間違っていたり、変更されて戻ってくる場合は、エラーメールからアドレスを拾い出し、それを配信リストと照らし合わせながら1件ずつ削除していかなければならず、非常に手間がかかる。100通程度ならまだしも、それが1000通を超えるような場合は、実際に手作業で行なうのは困難だ。その点、『Mail2u』では、エラーメールの内容を判別し、自動的に再配信を行ったり、宛先不明のメールアドレスを配信リストから削除して次回から送らないように設定することができる。 |
■配信までのステップが簡単な『Mail2u』 「STEP1」 ①用意したメール本文を選び ②配信先の条件を設定する ③エラーメールの処理方法を設定 「STEP2」 ④上司や自分あてにテストメールを配信 ⑤配信日時を予約する。 テスト終了後、本番のメールを配信するだけ |
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 『Mail2u』は、メールマーケティングツールとしても効果を発揮する。例えば、配信メールに自社サイトのURLを書き込み、製品やセミナーの案内を流すケースがよくあるが、『Mail2u』を使えば、エンドユーザーがURLをクリックしてWebサイトにアクセスしたログを取ることができる。仮に配信メールで三つの製品を紹介し、それぞれ別々のURLを指定しておけば、誰がどの製品情報のサイトにアクセスしたかわかるので、エンドユーザーが関心を持っている製品の傾向などを把握できるようになる。これにより、電子メールを活用したマーケティング環境が実現され、個別に営業アプローチをかけたりすることで、企業の販売促進に大いに貢献する。 さらに『Mail2u』は、パソコン初心者にも優しい親切設計で操作性にも優れており、配信設定から配信予約、配信後の報告書の作成までステップごとに簡単に行うことができる。例えば、ステップ1の配信設定画面では、用意した電子メールの本文を選び、配信先の条件とエラーメールの処理方法を設定する。ステップ2の配信予約画面では、上司や自分宛てにテストメールを配信し、配信日時を予約する。さらにステップ3の報告書出力画面では、有効配信アドレス数やURLへのクリック数などが表示されたA4サイズのレポートをボタンを押すだけで出力することができる。早ければ10分程度で一連の電子メール配信業務が行えるので、非常に便利だ。 |
■メール配信結果レポート 日付別クリックカウントグラフや、日付別クリックスルーカウントなどの配信結果のレポートもカンタンに作成可能 |
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 今から5年程前に、このような電子メール配信システムを構築すると1,000万円くらいの費用がかかっていた。そうなると、大企業ならまだしも、中小規模の企業ではそれだけの投資をすることは難しいので、電子メール配信システムをASPで利用するケースが多かった。ところが、ASPのサービスは、件数に応じて料金が加算されるため、配信件数が多くなるとむしろコスト高になってしまうケースもある。しかも、顧客のメールアドレスが外部（ASP）に出てしまうので、顧客情報漏洩のリスクも伴う。実際、顧客データがASPから漏れてしまった事件も発生している。その点、『Mail2u』を導入すれば、そうした問題も解消される。 『Mail2u』は、Linux版とSolaris版があるが、Linux版の方が安価で、例えばライセンス価格は最大宛先件数5000件で40万円と非常にリーズナブルな価格設定になっている。 大塚商会では、『Mail2u』を搭載したLinuxアプライアンスサーバ『Mail2u for EasyNetBOX』も提供しており、ノーザンライツのLinuxサーバ2台と『Mail2u』(最大宛先件数5000件)を含め、価格は113万6,000円。情報漏洩対策とメールマーケティングが可能になる電子メール配信システムを低コストで簡単に構築できるので、エンドユーザーにとっては魅力あるソリューションといえるだろう。 |
■Mail2uでの配信業務フロー  『Mail2u』では、送信者・配信時刻・配信所要時間・配信アドレス数・エラーメール数を表示するだけではなく、送信したメール内に埋め込んだURLのクリック状況を表示してくれる |
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