BPNavigator to GO - 巻頭特集

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巻頭特集　心構え・準備からプレゼンツールまで　プレゼンテーションの最新ソリューション

2004年7月時点の情報を掲載しています。

プレゼンテーションに聞き手として参加することはあっても、いざ行う側に立つことになった時には、何から手をつけてよいのかわからないという人も多いのではないだろうか。プレゼンテーションの最大の目的は、自分や商品を売り込むことでなく、内容を聞き手に理解してもらうことだ。聞き手を飽きさせず、要点を取りこぼしなく伝えるためには、あの手この手が必要になる。今やプレゼンテーション能力はビジネスマン、ことに営業マンにとっては必須のものだ。今回は、限られた時間の中でプレゼンテーションを成功させるコツや、便利なツールを紹介していこう。

プレゼンテーションのほとんどは前準備の段階で決まるといっても過言ではない。ここでは、プレゼンテーションに必要な前準備について述べたい。

自分の目的と相手が聞きたいことを整理してはっきりとさせておく

　まず最初にやるべきことは、当然ながらプレゼンテーションの準備だ。プレゼンテーション本番の成功率は、準備に費やした労力が大きいほど高くなるといっても過言ではない。だからといって、時間を費やしさえすれば良いというものでもなく、効率的かつ周到な準備を行うべきであろう。
　プレゼンテーションの準備を行うにあたって理解しておきたいのは、伝える側が話したいことと聞き手が聞きたいことは、まず一致していないのが当たり前だということだ。どんなに内容が素晴らしくても、聞き手が興味を持てなければそれまで。まず、自分が何のためにプレゼンテーションを行うのか、聞き手は何のためにプレゼンテーションを聞くのか、この二点を明確にしておかなければならない。自分が主張したいことを整理する作業は、当たり前のことなのだが意外とおろそかにされている部分でもある。これができていないと、本番では要点を押さえきれず思いつくままに進めることになり、聞き手は拘束時間を苦痛に感じてしまうだろう。自分の目的が明確になったら、次は聞き手の分析だ。何を聞こうとしているのかが明確であっても、聞き手の人数、性別、年齢、地位、知識レベル、さらには性格や態度によってもプレゼンテーションの内容や切り口を変える必要がある。
　これらの情報から、プレゼンテーションの目的と伝えるべき情報の範囲を絞り込んでいくと、自ずとテーマが見えてくるはずだ。それを一本の軸にして、プレゼンテーションのシナリオを描いていくわけだ。

　プレゼンテーションのシナリオとしては、大まかに分けてふたつのパターンがある。まず「目的」を提示し、「本論」で有効性を示し、最後に「結論」を持ってくるパターン。そして、まず「結論」を述べ、これを「検証」し、再び「結論」を提示するパターンだ。テーマによって向き不向きはあるが、いずれを採用するにしても、聞き手にとって必要な事例を示すことができなければ、商談にまでこぎつけられないことには注意したい。こうして大まかなシナリオが描けたら、次に紙で何度も下書きを行い、完成イメージを具体的なものにしていく。
　どんなプレゼンテーションでも、聞き手に納得してもらうためには説得力のある根拠を示す必要がある。商品の展示やデモンストレーションのほか、統計などのなるべく公的で客観的な資料や、聞き手にも馴染みのある専門家の意見、類似例などを取り入れると良いだろう。その際には、雑誌やインターネットなどを活用して情報を入手しよう。ここまで揃えてから、初めてパソコンを使って最後の清書を行うことになる。シナリオがしっかりできていれば、集めるべき資料と提示すべき場面は、考えるまでもないはずだ。
　すべてが揃ったら、最後に、内部の人間に立ち会ってもらってのリハーサルを行う。誤字脱字や数字などの間違いはもちろん、資料が足りない・間違っている、時間が余る・足りない、説明がわかりにくい、あがってしまう、段取りを間違えるなどのミスがすべてなくなるまで、何度でもリハーサルを行おう。それぞれの場面で言及、強調すべきポイントも新たに見えてくるだろう。

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■ プレゼンテーションに重要なものは前準備

■ プレゼンテーションの流れのパターン
プレゼンテーションの流れのパターンの流れのパターン

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