BPNavigator to GO - 巻頭特集

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2005年1月時点の情報を掲載しています。

　ビジネスにおけるドキュメントは、情報の伝達や提案だけではなく、確認や承認などさまざまな目的に利用されている。インターネットやパソコンの普及によって、ドキュメントを取り巻く環境も高度にデジタル化されてきたが、多くの企業ではその利便性や安全性などを十分に活用しているとはいえない。特に、個人情報保護法に備えるための情報セキュリティの面からも、いま改めて安全で便利なドキュメント管理ソリューションが求められている。e-文書法の施行を控えて、セキュリティと利便性を両立させるドキュメント管理のあり方や最新ソリューションについて解説する。
田中　亘

2005年には、「e-文書法」が施行され、ビジネスで活用する文書のみならず、領収書などの紙の証憑や税務書類の保存を、電子保存でも認められるようになる。ドキュメントの電子化で、ビジネスの効率化を行うのは、これからの企業にとっての大きな課題となってくる。

　平成17年4月から、書面の保存などが法令上で義務づけられている民間事業者などに対して、原則として該当する文書などが電磁的に記録された保存方法などを認める「e-文書法」が施行される。このe-文書法、正式には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」及び「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」となっている。
　つまり、これまでは「紙」での保存が原則であった文書にも、「デジタル」での保存が原則として認められる。これは、情報化の進む企業にとっては、便利であると同時に、これまで以上にデジタル化されたドキュメントに関する管理意識を求めてくる。加えて、IT化の一端としてドキュメントが深く関わってくることになる。これまで、総務部門で書庫を管理していればよかったものが、IT部門が参加しなければ、電子化されたドキュメントの管理や運用が行えなくなる。エンドユーザーにとっては、電子化による利便性が向上するとはいえ、管理する側では従来の方法では立ち行かなくなる可能性も出てくる。それだけに、現状のドキュメント管理における課題と、解決に向けた取り組みをしっかりし見据えておくことが重要になってくる。

　パソコンとネットワーク、そしてインターネットと電子メールの普及によって、ビジネスでやり取りされるドキュメントの多くは、デジタル化が進んできた。中でも、日々の業務でやり取りされる連絡事項は、急速に電話やFAXから電子メールと添付文書になりつつある。もちろん、この10年でパソコンを使った文書作成は当たり前になり、見積書や企画書、議事録や各種の資料は、ワープロソフトや表計算ソフト、プレゼンテーションにデータベースという形で、サーバやハードディスクに保存されるようになってきた。また、一般業務だけではなく、設計や開発、製造に流通といった現場でも、ドキュメントのデジタル化は進んでいる。そして、財務や人事などの業務でも、コンピュータの利用は当たり前となってきた。もっとも、これまでは法律の問題から財務関係書類や税務関係書類などは、デジタルデータであっても紙に印字して保管していた。こうした状況が、e-文書法によって全面的なデジタル化へと前進する。
　改めて書くまでもないが、ドキュメントのデジタル化にはさまざまな利点がある。まず第一は、保管スペースの削減だ。紙による文書の保管には、かなりのスペースが必要になる。温度や湿度に関する管理も重要で、火災や湿気による被害も心配しなければならない。それに対して、電子化されたデータであれば、ハードディスクや磁器テープにDVD-Rなどで保管できるので、スペースは大幅に削減できる。もちろん、磁気や光学式の記録媒体にも、デリケートな保管条件が求められるが、そのスペースが少ないので、小さな保管庫で十分になる。
　第二の利点は検索性にある。数百数千に及ぶ膨大な紙の文書から、目的のデータを探し出すのは困難な作業になる。保存する段階で、しっかりとした目録や索引を作って整理しておかなければ、いざという時に探し出せない。それに対して電子化されたデータであれば、検索機能を活用するだけで、短時間に確実に目的のドキュメントを探し出せる。ただし、理想的な検索を実現するためには、ドキュメント管理ソリューションの導入は不可欠となる。
　三番目の利点は、業務の正確さと迅速さへの貢献にある。電子化されたデータは、転記や再利用の際に、人的な記入ミスや失敗を予防できる。出力に関しても、清書などの手間がないので、業務を円滑に遂行できるようになる。その一方で、容易な改ざんや漏えいなどの心配もつきまとう。こうした課題を解決するためには、やはりドキュメント管理ソリューションが必要になる。特に、セキュリティ対策は「個人情報保護法」の施行を間近に控えているだけに、あらゆる企業にとって急務といえる。
　これら三大メリットのほかにも、多くの業務では電子化されたドキュメントの恩恵を受けている。その恩恵をさらに大きなビジネス上のアドバンテージとするためには、最新のドキュメント管理ソリューションの導入が、不可欠といえるだろう。

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■ドキュメントのデータ化を促進する
「e-文書法」
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