BPNavigator to GO - 巻頭特集

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巻頭特集　情報共有を武器に、ビジネススタイルが変わるグループウェアの導入で知識と情報をフル活用

2005年7月時点の情報を掲載しています。

　今や、OA環境を利用した情報共有は、当たり前の時代となった。ビジネスを進めていく上で、情報の共有は欠かせない。共有すべき情報は、レポートや資料のようなものばかりではない。ちょっとしたアイデアや予定表など、グループで作業する時に出てくる小さな情報や、日々蓄積されるデータも、きちんと管理すればビジネスの武器となり得るのだ。グループウェアは、グループのメンバー同士で共有すべき情報を管理し、情報共有の基盤を提供するソリューションだ。情報の共有による業務の効率化、それこそがグループウェアの最大の目的と言っていい。

グループウェアを利用すると、これまでバラバラに管理されていたさまざまな情報を整理し、活用する基盤を作ることができる。同時に、連絡先や予定表、ディスカッションの場や回覧板など、グループでの活動に役に立つツールも提供される。グループウェアの導入で、ビジネスのスタイルはどう変化するのだろうか。

　同僚に作業を依頼したいのに、離席していて居場所も戻り時間もわからない。会議参加を呼びかけたが、誰に返事をもらったか把握できていない。会議室を使う予定でいたのに、直前で他の誰かに占有されてしまった。こんな経験は無いだろうか？　「今日は出かけて戻らないと口頭で伝えただろう」、「その日は別の打ち合わせがあるから参加できないと返事しなかったっけ？」、「今日は誰も会議室を使わないと思っていたよ」……どれも、ちょっとした情報の共有で解決できるトラブルだ。売り上げのレポートや顧客情報ばかりが、共有すべき情報ではない。こうした日々の業務から生まれる、ちょっとした情報にこそ、業務改善のチャンスが隠されている。グループウェアは、そんな小さな情報を確実に管理し、共有するソリューションだ。

　グループウェアを用いなくても、業務で発生する小さな情報の共有は、できなくはない。外出先はホワイトボードに書いておけばいいし、会議参加も逐一確認を取ればいい。会議室も予約済みと貼り紙をすれば済むだろう。しかし、どれもスマートなやり方とは言えない。メールで周知してもいいが、そのメール自体が他のメールに埋もれてしまっては、意味がない。会議室予約管理などの単体アプリケーションを利用してもいいが、複数のアプリケーションをまたいだ処理では手間がかかる。
　予定表や外出先の掲示板、会議室予約や会議依頼機能を備えたグループウェアを利用すれば、ひとつのソリューションで、これらの雑多な情報や作業を一元的に管理できる。管理された情報を必要なときに自由に引き出せれば、それだけで業務の効率は向上する。情報は「どこかにあったはず」では意味が無い。必要なシーンに、必要な情報を自由に引き出し、次のアクションに活かせてこそ価値があるのだ。
　情報共有で生まれる価値は、グループ内だけにとどまらない。業務改善で顧客からの問い合わせへの応答がスムーズになれば、顧客満足度もアップする。顧客対応の記録メモも、グループウェアに登録して管理すれば、貴重なデータとなる。雑多なデータも、蓄積して分析すれば貴重な情報となる。小さな情報の蓄積から新たな視点を発見して、新たなビジネスチャンスを作り出せるかもしれない。情報の管理と共有は、従来の業務スタイルの改善だけでなく、次のビジネスへの足がかりにもなる。

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■「グループウェア」とは
Direct Attached Storage（ダイレクト・アタッチド・ストレージ）

全社や部署などのグループで使用するソフトウェア。スケジュールや掲示板、ファイルの登録など、日常業務で発生する情報を共有することができる。社内ネットワークだけではなく、ノートパソコンなどのモバイル機器や、携帯電話からアクセスできるシステムも多い。

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