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 e-Japanの効果は？ 高度情報通信ネットワーク社会形成基本法（IT基本法）が成立したのは平成12年11月29日。あっという間に8年も経過しましたが、中小企業でのIT活用はまだ遅れているというのが一般的な認識です。 しかし、日本商工会議所が平成19年末に調査した「中小企業のIT活用に関する実態調査」の報告書を見ると、パソコンそのものやインターネット接続、電子メールなどは8割以上の企業で利用していることがわかります。また、調査対象の中小企業のうち、従業員数が20名以下の会社が約半数を占めていることも。 また、平成15年頃の調査結果を見ると、ITの導入が遅れていると思われている中小企業でも、その8割以上が5年も前からインターネットや電子メールを使っている、ということがわかります。そして、財務会計、販売管理などのパッケージソフトの導入は進んでいますが、グループウェアの導入は遅れているという点も共通した結果です。 電子メールの次はグループウェアを！ 電子メールがほとんどの中小企業に普及した理由は、便利だからというよりも、使えないと取引先との関係上で問題が多いからでしょう。業務パッケージの導入が進んでいる理由は簡単です。人員削減などの導入効果が目に見えるからです。では、グループウェアはどうでしょう。 調査結果を見ると、社員数が少ない企業ほど導入が進んでいません。そこで販売する側としては、何としても中小企業にグループウェアを売り込みたい。ところがなかなか導入されません。情報共有によって業務効率が上がります！などという謳い文句がありますが、あまりにも観念的過ぎます。社員がパソコンに向かう時間が増えてしまい、逆効果ではないか？と疑われるのがオチです。そんなユーザーに、グループウェアを売り込むにはどうすればいいでしょうか。間違っても、生産性が上がるなどと言ってはいけません。こう言うのです。 「社員の一体感が出てきますよ」 ただし条件があります。少なくとも経営幹部や部門のリーダ全員が、共有スケジューラに詳しく予定を入力すること。ただそれだけです。単に「出張」とだけ書くのではなく「XX商事のXX氏とXXXの打ち合わせ」など、予定だけではなく、その内容までを詳しく書いてしまうのです。掲示板や共有フォルダに置かれる情報は、会議などが行われた後の情報です。つまり「過去の情報」であり、社員がそれを読んでも「はいはい、そうですか」という反応になりがちです。これに対して共有スケジューラを見ると「未来の情報」が入っています。つまり、これから何が起こるのか？がわかります。 すると普通の社員はその予定に備えようとするでしょう。各人が何を準備すべきなのか、共通の課題が見えてくるのです。そして、仕事に追われるのではなく追いかけるようになります。前向きな社員ほどそうなりますし、他の社員もそれを見習うかもしれません。これが、社員の一体感を増すことにつながります。 「全員が一丸となって売上を達成しよう！」 こんなスローガンを掲げるユーザーには、グループウェアの共有スケジューラの活用をお勧めしてはいかがでしょうか？
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